비서처럼 하라 - 조관일 - 자기계발

 

도 서 명	비서처럼 하라 (secretary way)
저    자	조관일
도서분류	자기계발, 처세술
출 판 사	쌤앤파커스
초판인쇄	2007. 10. 20
읽은기간	2008년 1월
비고(분량)	250쪽

 

 < 책 소 개>

보스처럼 생각하고 보스처럼 의사결정하고 보스처럼 바라보는 '비서'의 성공방식!

삼성그룹 사장단의 47%가 비서실 출신이라는 사실을 아는가? 그 동안 비서가 단순히 커피를 타거나 임원의 스케줄을 관리하는 사람이라고 생각했다면 지금 당장 오해를 풀어라. 비서는 회사의 핵심인재이자 히든 브레인이고, CEO의 비밀병기이자 준비된 1인자이다. 핵심인재가 되어 성공가도를 달리는 비서들의 행동방식을 벤치마킹해보자.

『비서처럼 하라』는 회사의 핵심인재가 될 수밖에 없는 '비서들의 10가지 행동방식'을 조목조목 설명한다. 저자는 먼저 CEO의 가장 가까이에서 그들의 마인드와 판단력, 업무습관, 생활태도까지 고스란히 카피하여 자기 것으로 만드는 사람이 바로 '비서'라고 강조한다. 그리고 '비서처럼' 일해야 하는 이유와 비서처럼 일한 결과를 명확히 정리한다.

그런 다음 '멀티플레이어, 로열티, 상사 매니지먼트, 하드 워크 남다른 관점, 정보력, 화술, 굿 매너, 감정 컨트롤, 인간관계' 등 10개 주제로 나누어 한 번에 여러 가지 일을 동시에 해내는 멀티플레이어적 기질, 특별한 충성심, 보스를 위대하게 만드는 인간경영법, 수다스럽지 않게 말하면서 상대를 설득하고 신뢰를 심어주는 화법 등을 전달한다.

☞이 책의 독서 포인트!

비서의 직무가 아니라 리더, 보스, CEO로 성공할 수 있는 비서의 행동양식에 초점을 두고 있다. 저자가 대기업 회장 비서로 근무한 경험을 바탕으로 비서들의 세계를 생생하게 그렸다. 특히 대기업 비서실의 비하인드 스토리, 웃지 못할 에피소드를 곳곳에 곁들여 현장감과 재미를 살렸다.

<저자 소개>

조관일

(사)한국강사협회가 선정한 명강사이며, 2007년 '한국HRD 대상' 명강사 부문을 수상했다. 명지대 사회교육대학원에서 경영학 석사를, 강원대학원에서 경제학 박사학위를 받았다. 농협중앙회 회장 비서, 농협 강원지역 본부장, 농협중앙회 상무, 강원대학교 겸임교수 등을 역임하고, 강원도 정무부지사를 지낸 특이한 경력의 소유자다. 유머러스하고 탁월한 언변으로 EBS, KBS, MBC, SBS 등에서 여러 차례 TV 강의를 하였으며, 춘천 MBC에서는 토크쇼 MC를 맡기도 하였다. 충실하면서도 쉽고 재미있는 강의로 국가기관, 대학교, 기업, 지자체, 주부대학 등에서 강의요청이 쇄도하는 사회교육전문가이기도 하다. 또한 '人테크' 이론의 창안자로서 '사람과 관계'에 관한 연구를 많이 했다. 서비스, 세일즈와 같은 고객관계에서부터 리더십·팔로십의 상하관계, 노사관계, 부부관계, 인간관계 등이 그의 주된 연구영역이다. 특히, 서비스·고객만족 분야에 있어서는 우리나라 제일의 선구자로 꼽힌다. 직장인으로서 자기성취를 하면서도 틈틈이 20여 권의 책을 집필하였는데 《서비스에 승부를 걸어라》는 문화관광부 우수학술도서로 선정된 바 있다. 현재 '조관일 인테크연구소'의 대표로 연구 및 집필과 강의활동에 전념하고 있다. 주요 저서로는 《헝그리정신》, 《인테크-창조적 인간관계의 기술》, 《인간관계를 지배하는 9가지 법칙》, 《깔깔깔 강의유머기법》, 《깔깔깔 대화유머기법》, 《황당매너51》 외 다수가 있다.

http://www.jobaksa.com

< 내 용 >

Prologue : 나 자신을 돋보이게 하는 '비하인드 전략'

비서처럼 하라 1. 멀티 플레이어(Multi-Player)

- 양손과 양발로 수십 가지 일을 하면서도 보스의 가려움을 꿰뚫는 '비서의 저글링 능력'

여러 종류의 일을 그저 해내는 것으로는 턱도 없고, 그 각각의 영역에서도 스페셜한 재능을 발휘해야 하는게 비서다.

전문비서라고 해도 자기 전문분야의 일만 할 수 없는게 비서다. 상사를 수발하다보면 자연히 해야 할 다른 역할들이 보인다. 그것이 보이지 않는다면 비서로서의 자질도 자긍심도 없는 사람이다. 비서가 멀티 플레이어가 되는 것은 보스 자신이 멀티 플레이어이기 때문이다.

스페셜이리스트이면서 동시에 제너릴리스트인 사람, 즉 한분야에 독보적인 전문성을 갖추고 있으면서 다른 문야에서도 탁월한 능력을 발휘할 수 있는 사람을 가리켜 ‘멀티 플레이어’라 하며, 이들이 바로 일등기업이 원하는 인재들인 것이다.

기업의 인사담당자나 사장이 언론과의 인터뷰에서 공개적으로 적시하는 인재의 조건에 현혹되지 마라. 그것은 교과서 속의, 공식적인 기준일 뿐이다. 그 이면에는 말로 표현하기 애매한 묘한 기준이 도사리고 있음을 간과해서는 안된다. 상사의 입장에서 내심 마음이 끌리고 함께 일하고 싶은 인재의 기준은 다르다. 그리고 비서들은 바로 그 ‘이면조항’에 부합하는 사람들이다.

비서처럼 하라 2. 로열티(Loyalty)

- 어떠한 상황에서도 조직과 상사를 비호하고 사수하는 '특별한 충성심'

사람을 평가하거나 인재의 조건을 말할 때 흔히 능력, 실력 운운하지만 그것은 제3자 입장에서 하는 한가한 소리다. 막상 자신이 늘 옆에 두고 함께 일해야 하는 부하를 고르거나 장차 신뢰할 만한 인적자원을 발탁할 때는 인간성을 중시하는게 일반적이다.

좋은 사람, 좋은 인간성이란 무엇을 뜻하는가? 상사의 입장에서 부하의 인강성을 평가할 때 착한 심성이나 정직성 따위는 사실 부차적인 문제다. 그러기에 상사에게 인간성의 기준은 충성심, 충직함이다. 보스가 선호하는 사람은 바로 충직한 사람, 충성심 깊은 사람인 것이다. 능력이나 실력은 얼마든지 대체가 가능하지만 충성심은 그럴 수가 없다. 직장생활을 하려면 이 점을 확실히 마음에 새겨둬야 한다.

충성심이야말로 가장 큰 재주요 능력임을 알아야 한다.

상사가 유능한 부하보다 충성스런 부하를 더 좋아하는 까닭에는 여러 가지가 있다. 그중에서 가장 중요한 이유는 인간적인 외로움, 그리고 믿을 사람이 없다는 경계심일게다.

상사는 외롭다. 지쳐있다. 누군가 내 편이 좀 돼주었으면 하는 바람을 가지고 있다. 자기가 잘못한 것이 좀 있어도 이해해주고 감싸주고 순순히 따라주는 그런 부하의 존재를 필요로 한다.

유능하다 무능하다 하지만 능력이란 따지고 보면 평균선에서 왔다 갔다 하는게 일반적이다. 부하의 탁월한 능력이 꼭 필요한 경우가 있다면 그런 전문가를 스카우트해 오면 된다. 능력을 사오는 것은 얼마든지 가능하다. 그러나 충성심은 살 수가 없다.

비서처럼 하라 3. 상사 매니지먼트(Boss Management)

- 보스를 그저 보좌하는 것에 그치지 않고, 보스와 함께 성공하고 보스를 위대하게 만드는 '인간경영법'

○ 상사를 과소평가해서는 안된다. 과대평가하는 것은 구제받을 수 있다. 과대평가의 결과는 실망 정도이기 때문이다. 하지만, 상사를 과소평가하면 어떤 보복을 당할지 모른다. 아직 속마음을 잘 알지 못할 때 상사를 과소평가하는 것은 절대 금물이다. - 피터 드러커 -

○ 상사중에는 우선 눈앞에 있는 비서에게 신경질을 부리며 짜증을 내는 경우가 많다. 상사도 인간이기에 그럴 수밖에 없다. 상사로서 그정도의 권리는 인정해줘야 한다.

○ 상사는 전지전능한 신이 아니다. 성직자도 아니다. 인간으로서의 결함과 저급한 욕구도 가지고 있다. 때로는 외롭기도 하고, 때로는 까닭없는 신경질이 나기도 한다. 때로는 물욕에 눈이 어두워지기도 한다. 때로는 술 한잔에 횡설수설하기도 하고, 때로는 중요한 정책적 판단에 큰 오점을 남기기도 한다. 인간이기에 그럴 수 있다. 그것을 인정하고 그대로 받아들이는 아량이 필요하다. 그래야 상사가 다시 보이고 그에게 협력하고자 하는 마음이 생긴다. 완벽한 상사, 교과서적인 상사를 기대하다보면 상사와의 관계를 그르치게 되기 마련이다.

○ 성공학의 대가 지그 지글러는 “당신이 상대에게 얼마나 세심하게 관심을 기울이고 있는지 알기 전까지, 상대는 당신에게 신경을 쓰지 않는다”고 말했다. 그렇다. 상사와의 관계에도 이 원리는 그대로 적용된다. 당신이 상사에게 얼마나 세심한 관심을 기울이는지 알게 될 때, 비로서 상사도 당신에게 신경을 쓴다. 상사가 당신에게 일을 시키기 좋아하고 어렵고 힘든 일, 심지어 개인적인 부탁까지도 쉽게 할 수 있도록 처신하라. 그것이 곧 상사를 당신의 팬으로 만드는 상사관리의 기술이요, 그래야 당신도 직장 내에서 총애를 받고 성장을 할 수 있다. 원리는 간단하다.

비서처럼 하라 4. 하드 워크(Hard Work)

- 하루를 48시간으로 살며 단기간에 남보다 10배를 배우는 '업무 올인 태세'

○ 직장에서 성공하려면 쪼다가 되라. 꼼꼼하고 세밀하라. 통 큰 녀석 중에 성공한 사람은 거의 없다. 성공한 사람들의 젊은 시절을 점검해 보면 거의 모두가 소심하고 세밀한 쪼다들이었다. 그 쪼다들이 성공한 다음에 통 큰 척 할 뿐이다.

○ 예전, 유능한 대통령 비서실장으로 이름을 날렸던 k씨는 청와대 안에 있는 모든 수목을 학명까지 깡그리 꿰고 있을 정도였다지 않던가? 청와대 경내를 산책하던 대통령이 “저 나무가 뭐지? 하며 지나가듯 묻는 질문에도 정확하게 대답하기 위해서 말이다.

○ 비서에게 있어서 유능과 무능을 가르는 것은 다름 아니라 얼마나 치밀하고 빈틈없느냐에 달려있다. 비서에게 실수란 돌이킬 수 없는 일이 된다. 비서의 실수는 자칫 자기가 모시는 상사의 실수가 될 수 있고, 더 나아가 회사의 실수가 될 수 있기 때문이다. CEO 안철수씨는 ‘디테일한 것에 대한 열정’을 강조했다는 것을 기억하자.

○ 헌신과 희생없이 회사의 보호를 받을 수 없다. 회사와 상사는 당신의 헌신과 희생을 안 보는 척 다보고 있다. 회사에서의 성공이란 결국 당신의 헌신과 희생에 대한 보답이요 결과다.

비서처럼 하라 5. 남다른 관점(Unique Conception)

- 보스처럼 생각하고 보스처럼 의사결정하고 보스처럼 바라보는 '균형 잡힌 시야와 지평'

○ 한 직급 상위자의 입장에서 일하라는 말이 있다. 즉 과장이라면 부장의 입장의 입장에서 일하라는 것이다. 그러면 금세 부장 같은 이미지가 형성되고 자산이 그 부장이 된다는 것이다.

○ 최 일선에서 고객을 위해 열심히 일하는 것도 중요하지만, 회사전체를 생각하며, 경영자의 입장에서 생각하고 일하느 중요하다.

비서처럼 하라 6. 정보력(Information Power)

- 보스의 정책 참모, 야전사령탑의 정보담당관이 되어 정보를 수집하고 제안하는 '정보 수집력'

비서처럼 하라 7. 화술(Verbal Communication)

- 수다스럽지 않게 자신의 의중을 전달하고 상대를 설득하고 신뢰를 심어주는 '비서화법'

○ 나는 말주변이 없어 하는 말은 나는 무식한 사람이다. 또는 나는 둔한 사람이다. 하는 소리다. 화제의 빈곤은 지식의 빈곤, 경험의 빈곤, 감정의 빈곤을 의미하는 것이요, 말솜씨가 없다는 것은 그 원인이 불투명한 사고방식에 있다.

○ 험담이 금기인 줄은 잘 알지만 실제로는 생각처럼 잘 실천되지 않는다. 왜냐면 험담은 그 쾌감이 대단하고 중독성이 강하기 때문이다. 우리네는 역사적, 기질적으로 ‘배후주의’ 경향이 있어서 험담문화를 갖고 있다. 배후주의란 정면승부를 거는 게 아니라, 뒤에서 음해하고 깔아뭉개려는 발상인데 이러한 발상이 자연스레 험담을 몰고 온다.

문제는 그 험담을 하고 난 이후부터다. 험담은 그 위력이 크다. 물론 부정적인 위력이다. 험담은 애써 쌓아놓은 상하간의 관계를 망쳐놓는다. 인간관계의 공든탑을 한순간에 허물어뜨린다. 상사에 대한 험담은 조직내에서의 성장에 마침표를 찍는 것과 같다. 마침표가 아니라 추락의 전조가 된다.

○ 험담은 칭찬의 말보다 몇 배 빠른 속도로 전파된다. 그리고 아이러니하게도 험담은 험담의 대상자에게 반드시 전달된다. 이 점을 절대 잊지 말자.

○ 비난의 대상자 한 사람만 잃는게 아니라, 당신 자신을 포함한 모두를 잃게 된다는 것, 이것이 험담의 결정적 위해다. 험담의 피해가 결국은 자기 자신에게 돌아온다는 것, 이것을 나는 험담의 부메랑 효과라 칭한다. 아무쪼록 험담은 하지 말라. 인간관계가 무너지는 제1요인은 험담으로부터 비롯된다. 만약 험담을 해야겠거든 그 대상자와의 인관관계를 끝장내겠다는 각오가 섰을 때만 하라.

○ 기자가 공지영씨에게 ‘남편에게서 무엇을 기대하는가?“라고 물었다. 독특한 가정을 꾸리고 있는 작가이기에 독특한 대답이 나올 것 같았는데 정말 그랬다. “내가 잘못해도 내편을 들어줄것”이 그 대답이다. 평범한 대답이라고? 곰곰이 음미해보라. 이것이야말로 배우자의 절대요건이 아닌가 싶다. 인생은 외롭다.그래서 결혼을 하는것인지도 모른다. 그러기에 심판관 같은 배우자는 필요없다. ‘어떤 경우라도 무조건 내 편을 들어주는 사람’ 그 이상의 동반자는 없을 것이다. 나는 공지영씨의 그 대답에 무조건 찬성이다.

○ 상사를 분석하고 평가하고 심판관처럼 구는 것이 능사가 아니다. 설령 상사가 좀 실수를 했더라도 그것을 감싸고 옹호하고 변명하고 대변해주는 부하가 있다면 얼마나 좋을 것인지, 입장을 바꿔서 생각해보자. 어떻게 처신해야 할지 금방 답이 나온다. 그러나 그 분명한 이치를 실천하지 못하는 직장인이 의외로 많다.

○ 나폴레옹은 칭찬 받기를 싫어했다고 한다. 그에게 부하가 이렇게 말했다. “저는 각하를 대단히 존경합니다. 그것은 칭찬을 싫어하는 각하의 성품이 마음에 들기 때문입니다.” 이 말을 들은 나폴레옹은 몹시 흐뭇해했다고 한다. 나폴레옹 역시 칭찬에는 약한 인간이었음을 입증하는 에피소드이다.

○ 말의 기술보다는 마음의 기술이 중요하다고 나는 강조한다. 즉, 진정으로 상사를 위해서 직언을 하게 되면 말의 내용에서부터 말투, 그리고 직언을 하는 방식에 이르기까지 그 진심이 담기데 된다. 지언의 형태를 빌려서 불평불만을 토로하는 것과 분명히 다르다. 직언을 들어야 하는 상사의 마음과 입장도 잘 고려애햐 하며, 때와 장소와 표현법도 신경써야 한다. 단지 ‘직언을 했다’는 사실이 중요한 게 아니라, 상사가 그 직언자를 고맙게 생각하고 그것을 수용하는게 더 중요하기 때문이다.

비서처럼 하라 8. 굿 매너(Good Manner)

- 겸손하고 친절하고 사려 깊은 태도로 사람들을 사로잡는 '비서의 자기 표현법'

○ 세상이 급변하면서 매너 따위는 하찮고 작은 일로 생각하는 사람이 적지 않다. 형식파괴, 격식파괴의 시대에 왠 예절이냐 할지 모른다. 그러나 잊지 말기 바란다. 세월이 흐르고 시대가 바뀌어 ‘버르장머리’의 기준이 흔들리긴 했어도, 매너는 사람을 평가하는 기준의 하나로서 여전히 유효하다. 역설적으로, 격식파괴의 정도가 심해지고 ‘엽기문화’가 횡행할수록 매너는 사람을 더욱 돋보이게 하는 경쟁력이 된다.

○ 매너나 에티켓에 대해서는 사람들이 깐깐하게 지적을 하지 않는 경향이 있다. 그런것에 대해 충고하고 따지면 속이 좁거나 까탈스러운 사람으로 비춰질까봐 말하기 꺼리는게 현실이다. 그래서 더욱 문제가 된다. 지적이 없다고 해서 수긍하고 받아들이는 것이 아니기 때문이다.

○ 겉으로는 무관심한 것 같이 스쳐 지나가는 것, 누구도 지적하거나 충고해주지 않는 것, 그러나 간단한 인사 하나가 인사상의 불이익까지 연결될 수 있는 것이 바로 매너다.

○ 그리스 로마신화에 ‘이카루스 패러독스’라는 것이 있다. 건축과 공예의 명인이었던 다이달로스는 왕의 미움을 받아 감옥에 갇힌다. 그는 날개를 만들어 초로 어깨에 붙여 아들 이카루스와 함께 날아올라 크레타 섬을 탈출한다. 그러나 이카루스는 너무 높이 날지 말라는 아버지의 명령을 어기고 태양에 접근해, 결국 초가 녹아 날개가 떨어지면서 추락해 죽는다. 성공으로 이끈 바로 그 요인 때문에 결국 실패와 몰락을 맞게 된다는 이카루스 패러독스는 처세에 좋은 교훈이 된다.

○ 힘이 있을때 남을 돕는 사람이 되라. 있을 때 잘해야 한다. 권한이 있을때 많이 도와줘야 하고 도와줄 수 있을때 화끈하게 도아야 한다. 이것이야말로 진정한 친절이요 배려요 겸손이다.

비서처럼 하라 9. 감정 컨트롤(Emotion Control)

- 웃으면서 화내고, 잔잔한 표정으로 상대를 뒤집어지게 하는 '비서의 자기조절 능력'

○ 비서는 다르다. 그냥 참는게 아니다. 상사가 저럴 수 밖에 없는 사정을 이해하려 한다. ‘오죽하면 내게 짜증을 내실까, 내게라도 화풀이를 하실 수 있다니 다행이라고 생각한다. 그냥 참는게 아니라, 그것을 긍정적으로 생각하고 선선히 수용한다.

○ 직장에서의 인간관계는 긴장관계다. 매우 친밀하고 화기애애한 것 같아도 한 순간에 서먹해질 수 있는게 직장에서의 인간관계이기 때문이다. 이러한 분위기에서 마음의 상처를 입지 않고 좋은 인간관계를 유지하기 위해서는 자신의 감정을 스스로 도닥거리는 감정관리가 필요하다.

비서처럼 하라 10. 인간관계(Human Network)

- 늘 곁에 데리고 쓰고 싶고 떠나더라도 누구에게나 추천하고 싶은 사람이 되는'비서의 인맥 관리'

○ 상사와 인간적 관계를 맺으라는 것은 아부하라는 뜻이 아니며, 설날에 선물을 싸들고 상사를 찾아가라는 것도 아니다. 일로 맺어진 상사와 직원의 관계로 남지 말고, 인생의 한때를 공유했고, 이것을 인연으로 앞으로도 관계가 지속될 사람과 사람의 관계로 받아들이라는 것이다.

○ 일기일회(一期一會)라는 말이 있다. 일생에 한 번 만나는 인연이라는 의미다. 사람을 사귐에 있어서 일기일회를 소중히 여기는 정신이 필요하다. “어리석은 사람은 인연인줄 알고도 그것을 살리지 못하며, 현명한 사람은 소매 끝만 스쳐도 인연을 살려낸다”고 한다. 맞는 말이다.

○ 많은 직장인들이 인관관계를 거꾸로 형성한다. 상사를 멀리하고 동료에 집중하는 것이다. 사람들은 이유없이 권위와 지위에 대한 반감을 갖는다. 그럼으로써 상사를 경원시하고 멀리한다. 상사에 대한 거부감이나 일종의 공포심이 작용하기 때문일 것이다. 그 벽을 허물어야 한다. 생각을 바꿔야 한다.

Epilogue : 그대, 비서처럼 변하라

< 나의 감상 >

좋은 책이다. 직장생활 10년정도 된 나에게 정말 앞으로 내가 가슴에 새기고, 가야 할 말들인 것 같았다.

나 역시 직장생활 8여년만에 처음으로 이곳에 와서 중간관리자가 되어봤다.

다시말해, 늘 조직의 막내로만 존재하다가, 이곳에 와서 윗사람을 모시고, 아랫사람들을 다스리는 위치에 있게됐다.

그럼으로써, 내가 가장 절실히 느낀 것은, 아...이럴때 밑에 직원이 이뻐보이고, 이럴때 정말 밉구나..를 알게되면서...

그렇다면, 나는 윗사람에게 어떻게 보일까? 그리고, 이쁘게 보일려면 내가 어떻게 처신해야 되는가를 처음으로 체험하게 되었다고나 할까?

이제부터가 진정, 나의 역량을 마음껏 발휘하면서, 직장에 공헌할 꽃다운 때란 생각이 든다.

이제부터는, 일을 못해서 깨지지 않느냐에 집중할 것이 아니라, 얼마나 내가 일을 잘 해낼것인가에 집중할 때란 생각이다.

모든 직장인들에게 권하고 싶은 책이다.